Privacyverklaring M.C. Deurne

Privacyverklaring

M.C. Deurne
mcdeurne.nl
Mei 2018

AVG verklaring

Hierbij verklaart Stichting AVG voor Verenigingen dat M.C. Deurne het AVG-programma heeft doorlopen en dat M.C. Deurne zelf verklaart dat ze de inspanningen heeft verricht zoals die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Met het doorlopen van het AVG-programma van de Stichting AVG voor Verenigingen heeft M.C. Deurne kennis over de materie, die door de AVG wordt geraakt, ontvangen en heeft men zelfverklaard naar eer en geweten aan de wet te voldoen. De onderdelen van de zelfverklaring door M.C. Deurne hieronder te vinden.

Aldus opgemaakt te Gorinchem,
d.d. 25-4-2018,
door Stichting AVG voor Verenigingen
gevestigd aan de Stephensonweg 14 te Gorinchem.

Wij respecteren de privacy van onze gebruikers. Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt en in overeenstemming met de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Telecommunicatiewet. Door gebruik te maken van deze website en onze formulieren geeft u aan het privacy beleid te hebben gelezen.

M.C. Deurne

De website M.C. Deurne.nl wordt beheerd door M.C. Deurne. M.C. Deurne is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens in de zin van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (hierna: AVG).

Onze gegevens zijn:

M.C. Deurne

Dorpsstaat 137-139

5708 GG Helmond

Welke gegevens verzamelen we

Wanneer jij online onze formulieren invult, of andere aanvragen doet voor een van onze diensten, zal aan jou gevraagd worden om gegevens in te vullen. Wij verwerken in dat geval alleen de gegevens die je zelf aan ons verstrekt. Dit kunnen de volgende gegevens zijn:

Lidmaatschap

  • Persoonsgegevens: *NAWTE+geboortedatum+bankrekeningnummer+ geslacht
  • Overeenkomst: Lidmaatschapsovereenkomst (papier of formulier op de website)
  • Doel: Ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking en uitnodigingen voor bijeenkomsten
  • Gegevens worden verwerkt door : Afdeling ledenadministratie en afdeling communicatie
  • Bewaartermijn : Uitgangspunt; twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap, behoudens de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant).

Door het invullen van je e-mail adres bij het aanvragen van het lidmaatschap voor M.C. Deurne, ontvang je altijd de juiste informatie van de club en een kopie van je aanmelding voor lidmaatschap. Zorg dus dat je het juiste e-mail adres invult. Je stemt in met langs elektronische weg toegezonden berichten aan je e-mail adres, onder meer de uitnodigingen van de Algemene Ledenvergadering.

Aanmelden voor nieuwsbrief

  • Persoonsgegevens: Naam en e-mailadres
  • Overeenkomst: Aanmelding voor nieuwsbrief, automatisch na invullen lidmaatschap
  • Doel: Informatie verstrekking in de vorm van nieuwsbrieven
  • Verwerkt door: Afdeling communicatie
  • Bewaartermijn: Gedurende de periode dat men aangemeld is.

Via het e-mail adres dat je ingeeft bij lidmaatschap ontvang je de nieuwsbrief. Mocht je hier niet in geïnteresseerd zijn dan kun je onderaan de nieuwsbrief afmelden.

Sponsoren, donateur en geïnteresseerde

  • Persoonsgegevens: NAWTE
  • Overeenkomst: Schriftelijke toestemming, Plaatsen logo en link website
  • Doel: Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven of gerichte contacten
  • Afdeling communicatie, bestuur/commissieleden en/of relatie beheerder
  • Bewaartermijn: Gedurende de periode dat men contact heeft twee jaren na beëindiging van de overeenkomst, behoudens de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant).

Onze sponsoren, donateurs stemmen ermee in dat wij hun logo en adresgegevens plaatsen op onze website. Mochten ze dit niet meer willen dan kunnen ze per mail info@mcdeurne.nl aanvragen of wij dit van onze website verwijderen. Wij zullen dan binnen 4 weken hiervoor zorgdragen.

Vrijwilligers

  • Persoonsgegevens: NAWTE
  • Overeenkomst: Vrijwilligersovereenkomst
  • Doel: Informatieverstrekking
  • Verwerking: Afdeling communicatie / administratie
  • Bewaartermijn: Uitgangspunt: twee jaren na beëindiging van vrijwillersactiviteiten, behoudens de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant).

Digitale direct marketing (e-mail, facebook, twitter, website etc.)

  • Persoonsgegevens NAWTE;
  • Overeenkomst: Digitale toestemming vooraf, b.v. bij aanvragen van informatie, foto’s, inschrijven voor een nieuwsbrief, of gebruik gegevens/foto’s website.
  • Doel: Digitaal toesturen van (of benaderen over) informatie over de vereniging en/of producten/diensten,
  • Verwerking: Afdeling marketing/communicatie/administratie
  • Bewaartermijn: Gedurende de periode dat men gezien wordt als prospect voor de vereniging of haar diensten/producten en twee jaren na beëindiging van de overeenkomst.

Aanmeldings- inschrijfformulieren voor diverse activiteiten binnen MC Deurne

  • Persoonsgegevens: NAWTE + GEB. DATUM
  • Overeenkomst: Digitale toestemming vooraf, b.v. bij aanvragen van informatie of inschrijven voor diverse activiteiten binnen M.C.Deurne
  • Verwerking: Digitaal toesturen van (of benaderen over) informatie over activiteiten binnen M.C. Deurne
  • Verwerking door wie: Bestuur en Commissies M.C.Deurne
  • Bewaartermijn: Uitgangspunt: twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap, behoudens de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant).

Wijzigingsformulier M.C. Deurne 

  • Persoonsgegevens: NAWTE + bankrekeningnummer
  • Overeenkomst: Digitale toestemming vooraf, b.v. bij aanvragen van wijzigingen lidmaatschap
  • Verwerkingen: Digitaal toesturen van (of benaderen over) wijzigingen
  • Verwerking door wie: Communicatie, ledenadministratie
  • Bewaartermijn: Uitgangspunt: twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap, behoudens de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant)

Met welk doel gebruiken we de persoonsgegevens

De gegevens worden verzameld en opgeslagen voor de volgende doeleinden:

  • Wanneer jij onze formulieren invult, zijn jouw ingevulde gegevens nodig om jou van een reactie te kunnen voorzien, lidmaatschap aan te maken, aanmelding voor activiteiten goed te laten verlopen, automatische incasso.
  • Je stemt in met langs elektronische weg toegezonden berichten aan jouw e-mail adres, onder meer de uitnodigingen van de Algemene Ledenvergadering. Al onze informatie vindt plaats via e-mail. Je bent dan ook verplicht om het juiste e-mail adres in te vullen en geeft hiermee akkoord dat je de informatie ontvangt via e-mail. Mocht je e-mail wijzigen in de loop van het jaar geef dan het nieuwe aan ons door. Wij als verenigingen vragen vooraf bij inschrijven lidmaatschap toestemming voordat we iemand benaderen.
  • Door de gegevens aan ons te verstrekken geef je ons toestemming om de gegevens voor bovengenoemde doeleinden te gebruiken. Wij verwerken jouw gegevens dus op grond van AVG.

Met wie delen we je persoonsgegevens

  • Je persoonsgegevens worden opgeslagen op Google Drive waarmee wij een verwerkersovereenkomst hebben en wij verwijzen je naar hun privacyverklaring. Dit systeem is alleen toegankelijk voor bestuursleden/commissieleden van M.C. Deurne die een geheimhoudingsverklaring hebben met M.C. Deurne.
  • De website is gehost bij Yourhosting waarmee wij een verwerkersovereenkomst overeenkomst hebben en wij verwijzen naar hun privacyverklaring
  • Wij als vereniging hebben de persoonsgegevens alleen opgeslagen op computers/servers met beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem ingesteld zijn om automatisch updates op te halen en te installeren.
  • Wij als vereniging hebben de opgeslagen persoonsgegevens beveiligd met een back-up.
  • Wij als vereniging verklaren dat wij ook persoonsgegevens overdragen aan of opslaan bij partijen die gevestigd zijn buiten de EU. (Google Drive –  zie hun privacy verklaring)
  • Wij als vereniging verklaren dat wij nooit persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor we ze hebben gekregen

Beveiliging persoonsgegevens

Wij hebben passende technische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of andere vormen van onrechtmatige verwerkingen. Deze maatregelen, waaronder versleuteling middels een SSL-certificaat, zorgen voor een beveiligingsniveau dat past bij de gegevens die wij verwerken.

Overige passende beveiligingsmaatregelen zijn als volgt ingevuld:

  • Software is beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord.
  • Computers zijn beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord.
  • Telefoons zijn beveiligd met een code of vingerherkenning.
  • Alle netwerkmappen zijn alleen toegankelijk met een gebruikersnaam en wachtwoord.
  • Alleen versleutelde gegevensdragers worden toegepast.
  • Al onze (besloten) websites zijn ingesteld op gebruik van beveiligde verbinding (=groene slotje =HTTPS). De besloten website zijn alleen toegankelijk vanuit landen die wij hebben toegestaan (whitelist).
  • Wij hebben een autorisatie procedure voor het uitgeven van toegang tot onze gegevens.
  • Wij hebben medewerkers opgeleid en een geheimhoudingsverklaring laten tekenen.
  • Wij als vereniging hebben de persoonsgegevens altijd opgeslagen achter de beveiliging van minimaal een gebruikersnaam en een wachtwoord.
  • Wij als vereniging hebben papieren documenten waarop de persoonsgegevens staan, opgeslagen achter slot en grendel.
  • Wij als vereniging verklaren dat wij persoonsgegevens vernietigen als de overeenkomst op grond waarvan ze verkregen zijn verlopen is of de toestemming is ingetrokken. Uitgangspunt: twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap, behoudens de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant)

Foto’s

Op onze Website / Facebook / Twitter kan gebruik gemaakt worden van foto’s van fotografen die hiervoor toestemming hebben gegeven. Mocht je bezwaar hebben tegen een gebruikte foto stuur dan een mail naar info@mcdeurne.nl en wij zullen zorgen dat deze foto binnen haalbare tijd verwijderd gaat worden.

Cookies

Google Analytics
Omdat we graag willen weten hoe onze bezoekers de website gebruiken, zodat we het gebruik van de website kunnen optimaliseren, gebruiken wij Google Analytics. Via deze website worden er daarom analytische cookies van Google geplaatst. De informatie wordt zo goed mogelijk geanonimiseerd. Jouw IP-adres wordt nadrukkelijk niet gebruikt. Wij kunnen je daarom niet persoonlijk herleiden. Meer informatie over het beleid van Google Analytics kun je hier vinden.

Social media
We willen het voor jou graag zo gemakkelijk mogelijk maken om de content van onze website te delen via social media. Dit kan door middel van een aantal social media buttons.

Van de volgende social media-kanalen hebben wij de buttons geplaatst. Lees de privacyverklaringen van de respectievelijke social media-kanalen om te weten hoe zij met privacy omgaan. We helpen je alvast op weg door hieronder de links naar de verschillende privacy verklaringen met je te delen:

Uitschakelen en verwijderen
Wil je de cookies uitschakelen of verwijderen? Dit kun je doen via je browserinstellingen. Gebruik eventueel de help-functie van je browser om te achterhalen hoe je dit kunt doen.

Via de website Your Online Choices kun je meer uitleg vinden over hoe je cookies uit kunt schakelen.

Links
Op onze website kun je links naar externe websites aantreffen. Door op een link te klikken ga je naar een website buiten M.C. Deurne.nl. Het kan zijn dat deze externe websites gebruik maken van cookies. Graag verwijzen wij hiervoor naar de cookie- of privacyverklaring van de betreffende website.

Bewaartermijn

Wij bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn ontvangen.

De gegevens in ons CRM-systeem bewaren we tenminste 7 jaar, onder andere om aan onze wettelijke verplichting te voldoen. Deze gegevens worden binnen 1 jaar na het verlopen van die verplichting door ons verwijderd.

De bovenstaande termijn geldt, tenzij er voor ons verdere wettelijke verplichtingen bestaat de gegevens langer te bewaren en/of beschikbaar te houden.

Uitgangspunt: twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap, behoudens de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant). Je hebt een recht op het wissen van jouw gegevens en foto’s, een recht op het beperken van de verwerking en een recht om tegen de verwerking bezwaar te maken. Bovendien heb je recht op het overdragen van, of het overdraagbaar maken van jouw gegevens en foto’s. Ook hiervoor kun je een schriftelijk verzoek doen. Wij zullen jeverzoek binnen 4 weken in behandeling nemen. Onder schriftelijk wordt ook verstaan een e-mail. Je kunt je verzoek aan ons e-mailen via info@mcdeurne.nl.

 De vereniging verklaart verder

  • Wij als vereniging hebben onze privacy policy zichtbaar gemaakt op de website van de vereniging.
  • Wij als vereniging verklaren dat wij alleen persoonsgegevens van minderjarigen verwerken als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Bij invullen lidmaatschap minderjarige tot 18 jaar wordt altijd gevraagd naar digitale handtekening van ouders voor akkoord. Tevens geeft ouder akkoord voor benadering via email en akkoord voor inschrijving- aanmeldformulieren voor minderjarige tot 18 jaar.

Rechten

Je hebt altijd het recht jouw toestemming voor het verwerken van je gegevens in te trekken, waarna wij je gegevens niet meer zullen verwerken. Het intrekken van deze toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van onze gegevensverwerking op basis van jouw toestemming, die plaatsvond vóór deze intrekking.

Je hebt ook recht op inzage in jouw persoonsgegevens en het recht om jouw persoonsgegevens te rectificeren.  Als je wil weten welke persoonsgegevens wij van jou verwerken, dan kun je een schriftelijk inzageverzoek doen. Mochten jouw gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn, dan kunt je ons schriftelijk verzoeken om jouw gegevens te wijzigen of aan te vullen.

Daarnaast heb je een recht op het wissen van jouw persoonsgegevens, een recht op het beperken van de verwerking en een recht om tegen de verwerking bezwaar te maken. Bovendien heb je recht op het overdragen van, of het overdraagbaar maken van jouw gegevens. Ook hiervoor kun je een schriftelijk verzoek doen.

Wij zullen je verzoek binnen 4 weken in behandeling nemen. Onder schriftelijk wordt ook verstaan een e-mail. Je kunt je verzoek aan ons e-mailen via info@mcdeurne.nl .

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor wijzigingen in deze privacyverklaring aan te brengen. De wijzigingen treden in werking op het aangekondigde tijdstip van inwerkingtreding.

Motorcross club M.C. Deurne

Deurne
9-4-2018

 

* NAWTE = naam – adres – woonplaats – telefoonnummer – email